Post di Umberto Zola, Direttore Online Sales EU di SumUp

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Dal 5 marzo 2026 è operativo il nuovo servizio dell’Agenzia delle Entrate che introduce il cosiddetto “collegamento logico” tra strumenti di pagamento elettronici e registratori telematici: l’obbligo, previsto dalla Legge di Bilancio 2025 e disciplinato dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 31 ottobre 2025, richiede agli esercenti di associare in via informatica l’identificativo del POS alla matricola del registratore telematico (o alla procedura web Documento commerciale online), senza alcun vincolo fisico o tecnico tra i dispositivi.

La direzione è quella giusta. Superare il collegamento fisico tra POS e registratore di cassa significa facilitare l’adempimento, soprattutto in un mercato frammentato, composto da grandi operatori e piccoli fornitori, con sistemi eterogenei. È un passo avanti importante verso la semplificazione, ma non può essere il punto di arrivo: la vera sfida è accelerare la transizione verso soluzioni software e cloud, che rappresentano l’evoluzione naturale della fiscalizzazione e la risposta più efficace alle esigenze di efficienza, integrazione e contenimento dei costi per imprese ed esercenti.

Come funziona il collegamento logico promosso da Agenzia delle Entrate

Attraverso una nuova funzionalità disponibile sul portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, l’esercente deve accedere alla propria area riservata e associare i POS risultanti dalle comunicazioni degli operatori finanziari al registratore telematico o alla procedura web “Documento commerciale online”, indicando per ciascun collegamento l’unità locale di utilizzo. Il collegamento non richiede integrazione tecnica tra dispositivi né modifiche ai sistemi gestionali: si tratta di un’associazione puramente informatica tra identificativi, senza dialogo diretto o scambio di dati in tempo reale tra POS e registratore telematico.

La procedura propone l’elenco dei POS risultanti dalle comunicazioni degli operatori finanziari e richiede di indicare anche l’unità locale di utilizzo per ciascun collegamento. L’esercente seleziona quindi il POS e lo associa al registratore telematico o alla procedura web, creando il collegamento tra i dati delle transazioni elettroniche (trasmessi mensilmente dagli operatori finanziari) e i corrispettivi registrati dal sistema fiscale. In questo modo l’Agenzia può verificare la coerenza tra le diverse fonti informative, rafforzando la tracciabilità delle operazioni. L’onere operativo ricade, quindi, principalmente sull’esercente, mentre per i provider si tratta di garantire la corretta comunicazione dei dati identificativi dei dispositivi.

Un passo avanti verso la semplificazione, ma serve accelerare sul cloud

La misura introdotta dall’Agenzia delle Entrate rappresenta una semplificazione soprattutto per i piccoli esercenti: il collegamento logico permette di mantenere i dispositivi in uso, senza imporre nuovi investimenti in hardware. Per le realtà di dimensioni maggiori, che gestiscono un numero elevato di punti cassa, il tema si pone in modo diverso. In questi casi, una soluzione software pienamente integrata sarebbe più efficiente in termini di gestione, controllo e scalabilità; tuttavia, a oggi, mancano ancora alcuni dettagli operativi per poter certificare un processo di fiscalizzazione interamente software.

C’è poi un elemento strutturale da considerare. Oggi, circa nove esercenti su dieci utilizzano un registratore telematico fisico per la memorizzazione e l’invio dei corrispettivi: questi dispositivi hanno una vita media di 6-7 anni (pari a circa 2.500 chiusure di cassa), il che vuol dire che un’intera generazione di apparecchi acquistati tra il 2019 e il 2020 dovrà essere sostituita a breve. Nei prossimi mesi, quindi, molti operatori saranno chiamati ad aggiornare la propria dotazione, sostenendo costi rilevanti tra l’acquisto di nuovi registratori e gli oneri legati alla stampante fiscale.

Ecco allora che il collegamento logico rappresenta una soluzione pragmatica nel breve periodo, ma non può esaurire il percorso di modernizzazione: la vera opportunità è accelerare verso una fiscalizzazione in cloud, capace di ridurre l’investimento in hardware, semplificare gli adempimenti e rendere più integrati e trasparenti i flussi tra pagamenti e certificazione fiscale.

I vantaggi delle soluzioni software per la fiscalizzazione

Il mercato, in realtà, è già più pronto di quanto si pensi: i dati mostrano che la digitalizzazione dei pagamenti e dei documenti fiscali è in corso. Secondo un’analisi condotta da SumUp su oltre 5.000 esercenti, oggi solo il 25% delle ricevute è ancora cartaceo, mentre tre scontrini su quattro sono digitali e, rispetto al 2025, sono cresciuti circa del +24%. Gli stessi esercenti che inviano lo scontrino via email o QR code sono aumentati del +15%. Anche sul fronte delle fatture il trend è chiaro: rispetto a due anni fa, quelle tradizionali sono diminuite del -42%. Sette aziende su dieci, inoltre, dichiarano di stare investendo o di volere investire nel breve termine in soluzioni cloud per la fiscalizzazione: il 60% delle imprese riconosce, infatti, nel cloud un alleato strategico per efficienza e conformità; eppure il 91% utilizza ancora esclusivamente registratori telematici hardware*.

L’interesse è elevato, ma l’adozione è frenata. Affinché questa evoluzione si compia, quindi, è necessario un quadro normativo stabile e specifiche tecniche chiare, che consentano agli operatori di sviluppare soluzioni pienamente integrate e certificate, interoperabili con l’infrastruttura dell’Agenzia delle Entrate. Senza

questo passaggio, il rischio è che la transizione resti parziale, con un mercato interessato ma ancora ancorato a modelli tradizionali. Dai sondaggi somministrati negli ultimi mesi da SumUp ai propri commercianti, emerge che il superamento dei vincoli hardware non è solo un’evoluzione tecnologica, ma una leva concreta di efficienza: meno dispositivi da certificare e manutenere, minori costi fissi e maggiore integrazione tra pagamenti e adempimenti fiscali.

Il collegamento logico è una risposta efficace nell’immediato, perché evita discontinuità e nuovi oneri, ma resta una soluzione di transizione. Se l’obiettivo è costruire un sistema fiscale più efficiente, integrato e sostenibile, la direzione è abilitare pienamente la fiscalizzazione in cloud, dotando il mercato di regole e infrastrutture tecniche certe. La vera riforma è rendere la fiscalizzazione nativamente digitale, semplice e integrata: è su questo terreno che si gioca la modernizzazione del sistema.

*Fonte: Osservatorio Cloud e Corrispettivi di fiskaly