Post di Marco Galetti, Responsabile Area Appalti e Contratti, Deda Next –

È trascorso quasi un anno e mezzo dall’entrata in vigore del D.Lgs. 36/2023, noto come Nuovo Codice degli Appalti, che impone agli Enti e alle stazioni appaltanti la completa digitalizzazione dei contratti pubblici. La nuova normativa ha ridefinito radicalmente le modalità operative, introducendo l’obbligo di gestire digitalmente l’intero ciclo di vita dei contratti pubblici. Tuttavia, nonostante il tempo trascorso, la situazione reale sul territorio mostra un quadro disomogeneo e un recepimento parziale.

Il contesto: tra normative complesse e una digitalizzazione incompresa

Molti Enti locali e stazioni appaltanti faticano ancora ad adottare pienamente la digitalizzazione, perdendo così le opportunità che essa potrebbe offrire: spesso i processi sono ancora gestiti con strumenti inadatti come fogli Excel, documenti Word o archiviazioni cartacee, che impediscono un controllo sistemico e un monitoraggio puntuale.

È comprensibile: il nuovo ecosistema digitale è estremamente articolato; prevede l’interazione obbligatoria con molteplici soggetti e piattaforme – dalla Piattaforma Contratti Pubblici (PCP) alla BDAP (Banca Dati delle Amministrazioni Pubbliche), dalla Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici (BDNCP) alle schede ANAC – e impone obblighi stringenti come l’adozione della PDND (Piattaforma Digitale Nazionale Dati), la rendicontazione continua, il rispetto delle scadenze e la trasparenza nella gestione dell’intero iter procedurale.

Quadro normativo complesso, adeguarsi è difficile

Tra i problemi più ricorrenti segnalati dalle stazioni appaltanti figurano la compilazione errata o incompleta delle schede ANAC, e la difficoltà nel dialogare correttamente con i sistemi di interoperabilità richiesti, come la BDAP o il sistema di monitoraggio SIMOG. Non sono rari i casi in cui gare pubblicate digitalmente risultano sospese o annullate per errori tecnici nella trasmissione dei dati o per la mancata sincronizzazione tra le diverse piattaforme, causando ritardi significativi nell’aggiudicazione e nell’avvio dei lavori.

Il contesto attuale è quindi duplice: da un lato un quadro normativo molto strutturato e complesso, dall’altro una difficoltà diffusa nell’adeguarsi concretamente a queste novità. È da questa distanza tra norma e prassi che nasce la necessità di dotarsi di strumenti e soluzioni capaci di colmare il divario.

Le principali difficoltà che tuttora gli Enti affrontano

Nonostante le complessità evidenti, non cogliere appieno l’opportunità della digitalizzazione, restano ancorati a logiche operative frammentate e obsolete, significa rinunciare ad affrontare i problemi, anche i più urgenti. Un esempio? Dal 1° luglio 2025 non sarà più possibile utilizzare il portale web della PCP di ANAC per gli affidamenti diretti sotto i 5.000 euro, obbligando di fatto le stazioni appaltanti a dotarsi di una piattaforma qualificata per gestire anche le procedure più semplici.

In questo scenario, molti Enti locali si trovano ad affrontare difficoltà e limiti comuni che compromettono significativamente l’efficienza nella gestione degli appalti. Tra i problemi più rilevanti c’è sicuramente la difficoltà nel monitoraggio di tempi e costi: la carenza di informazioni puntuali impedisce un controllo efficace sull’avanzamento dei lavori e delle forniture, con il rischio concreto di definanziamento delle opere o blocco dei finanziamenti, oltre alle eventuali sanzioni previste dal legislatore. A questo si aggiunge la frammentazione della gestione interna con molti uffici che operano in modo isolato e su supporti propri, spesso non digitali, senza una reale integrazione dei dati. L’isolamento genera duplicazioni, errori di inserimento e una perdita significativa di tempo ed energie.

L’incertezza dei dati, le resistenze al cambiamento

Non meno rilevante è la mancanza di dati certi: che genera incertezza nei rapporti con i cittadini, alimentando insoddisfazioni e difficoltà nella comunicazione istituzionale. I cittadini percepiscono spesso una scarsa trasparenza che mina la fiducia verso l’amministrazione locale, incapace di dimostrare e comunicare i progressi e i risultati raggiunti.

Infine, un altro nodo critico è sicuramente rappresentato dalla resistenza al cambiamento e dalla mancanza di competenze digitali. La transizione verso piattaforme digitali incontra resistenze interne dettate principalmente da abitudini consolidate e da scarsa consapevolezza dei potenziali benefici ottenibili.

Cambio di prospettiva: una Piattaforma di Approvvigionamento Digitale (PAD) come leva strategica

La soluzione più efficace per la risoluzione delle criticità e, allo stesso tempo, garantire il rispetto della normativa, è l’adozione di una Piattaforma di Approvvigionamento Digitale (PAD) certificata AgID, che consenta la gestione integrata di tutto il ciclo di vita degli appalti.

Una PAD strutturata e completa può supportare gli Enti in tutte le fasi del processo, fornendo strumenti concreti.  In primo luogo, consente di superare l’inadeguatezza degli strumenti informatici. Operando in cloud, infatti, la PAD garantisce un altissimo livello di qualità delle operazioni informatiche, indipendentemente dalle prestazioni o dalla vetustà del computer dal quale si opera. L’adozione di una PAD permette inoltre di uniformare le procedure informatiche mettendo a disposizione uno strumento unico, sempre aggiornato e performante per gestire tutte le attività riguardanti i contratti pubblici. Dal punto di vista degli operatori, questo significa imparare a usare una sola volta uno strumento unico e completo, in grado di supportarli e guidarli nell’esecuzione dei processi.

Ulteriore beneficio: la semplificazione del rispetto della normativa

Gli uffici tecnici degli Enti faticano a tenere il passo delle continue modifiche legislative e regolamentari, con il timore di commettere errori. Anche in questo, la PAD offre un aiuto concreto, poiché è responsabilità del fornitore mantenerla costantemente aggiornata. È il caso, ad esempio concreto, del recente aggiornamento dell’orchestratore e delle schede ANAC, che continuerà anche in futuro, come già annunciato dall’Autorità.

La PAD dialoga direttamente con le principali piattaforme dell’e-procurement nazionale: dialoga direttamente con i principali portali nazionali (ANAC, PCP, BDAP, MIT), eliminando la duplicazione di dati e garantendo la gestione completa delle richieste di CUP e CIG, dell’invio della programmazione triennale e delle schede di monitoraggio obbligatorie. Al suo interno la piattaforma consente anche l’integrazione tra uffici grazie a web API e soluzioni integrate in grado di connettere i diversi reparti coinvolti (affari generali, risorse economiche, manutenzioni), riducendo al minimo gli errori e i disallineamenti tra le informazioni e garantendo un ambiente condiviso e collaborativo.

Una cultura organizzativa basata sulla valorizzazione e sul riconoscimento di competenze e risultati

Anche la gestione degli incentivi per funzioni tecniche trova nella PAD un alleato: è possibile automatizzare il calcolo e la gestione degli incentivi tecnici, migliorando la motivazione dei dipendenti e la qualità del lavoro svolto. Aiuta così gli amministratori e i dirigenti a superare la resistenza al cambiamento, creando una cultura organizzativa basata sulla valorizzazione e sul riconoscimento delle competenze e dei risultati.

A livello gestionale, la piattaforma abilita un controllo avanzato dell’intero ciclo di vita degli appalti (programmazione, progettazione, affidamento, esecuzione e collaudo). La banca dati integrata garantisce informazioni aggiornate in tempo reale, permettendo un’analisi precisa di tempi e costi e anticipando eventuali criticità. A questo si aggiunge la funzione di scadenzario automatico che gestisce tutte le scadenze e gli adempimenti, inviando notifiche tramite alert ed e-mail ai responsabili, evitando ritardi e omissioni di obblighi normativi.

Un passaggio epocale non può essere solo adempimento normativo 

Infine, i cruscotti di Business Intelligence offrono report dinamici, intuitivi e personalizzabili, permettendo ai politici una comunicazione chiara e trasparente verso i cittadini, evidenziando lo stato di avanzamento delle opere pubbliche e l’efficacia nell’uso delle risorse finanziarie.

Solo abbandonando la visione che riduce questo passaggio epocale a puro adempimento normativo gli Enti potranno liberarsi definitivamente dalle annose difficoltà nella gestione degli appalti pubblici.