Avete mai provato a fare la spesa dopo la palestra? Non è il cervello che decide cosa comprare ma lo stomaco! Suggerimento: mai andare a far la spesa affamati. Che stomaco e intestino siano un “secondo cervello”, nell’uomo, è cosa nota. Se “umanizziamo” una azienda dove possiamo trovare il secondo cervello?

Ritengo che il secondo cervello sia il direttore acquisti. Il ruolo del Chief Purchasing Officer (CPO, direttore acquisti in italiano) consiste, semplificando, nel comprare prodotti e/o servizi necessari all’azienda. Sbagliare gli acquisti può fare la differenza tra il successo e il fallimento di una Pmi. Casi di Pmi fallite, per acquisti senza una pianificazione, ne abbiamo. La più famosa, negli ultimi anni, è la Melegatti con il suo mega stabilimento costato 10 milioni di euro (su un fatturato totale di 70 milioni nei tempi d’oro). Con la crisi di ottobre in arrivo (ne parlo tra poco) l’importanza dei CPO sarà vitale: acquistare un bullone in più o in meno farà la differenza tra successo o fallimento di molte Pmi. Partiamo dai basilari per capire come lo stomaco come ha gestito la crisi.

Lo stomaco e il lockdown: emergenza e adattamento

“Quando c’è una crisi devi intervenire in due fasi sulla Supply Chain.” Mi spiega Vittorio Zito, decenni nel settore ICT/Telco come direttore acquisti, ora Partner di yourCPO. “Quando la crisi è in atto devi agire con una gestione della Supply Chain analoga a quella di un esercito in guerra. Devi garantire ad ogni costo la continuità del business. Come CPO Fractional, durante la primavera, ho seguito i miei clienti a distanza, come tutti. Ci si è mossi in emergenza, dall’approvvigionamento delle mascherine agli ordini di computer portatili per attivare lo smart-working da casa. Ora che la fase sanitaria emergenziale è rallentata e stabilizzata entra in gioco la fase due con la pianificazione degli approvvigionamenti dei prossimi trimestri.”

Quello che di solito si chiama contingency plan era assente nella maggioranza delle Pmi. Il CPO è la figura che ha dovuto “tenere la posizione”: risolvere i problemi di approvvigionamenti, stabilizzare fornitori e magazzini

“Molte PMI non avevano una gestione del rischio strutturata. Si sono trovate a fronteggiare questo tsunami senza piani operativi.” Mi spiega Paolo Zaza Country manager del Chartered Institute of Procurement & Supply europeo. L’Istituto, leader al mondo nelle formazione per il Procurement, che associa oltre 200.000 manager  degli  acquisti nelle aziende di oltre 150 Paesi. “I grandi gruppi avevano definito dei contigency plan. Mascherine, guanti e altri presidi sanitari per la prima emergenza sono stati comprati rapidamente. A queste prassi operative si sono aggiunti altri piani: penso alla gestione del traffico di merci verso i magazzini, standard sanitari per i voli e i dipendenti etc. In seguito con la chiusura totale le aziende più strutturate, sono passate allo smartworking. Avevano già le infrastrutture  per supportare il flusso dati e i portatili per tutti i loro dipendenti per svolgere lo smartworking.”

Il problema è che ogni azienda vive in una realtà di filiera. La maggioranza delle grandi aziende erano pronte per uno scenario di crisi; tuttavia molti dei loro fornitori (Pmi italiane o straniere) non erano preparate. In uno scenario di filiera (immaginate tanti ingranaggi che operano tra loro) se anche una sola aziende si blocca l’intero meccanismo si blocca e per conseguenza anche la grande azienda, pur se preparata, deve rallentare o fermarsi. Per intenderci: quando a febbraio 2020 la Cina viene colpita e rallenta o azzera le attività produttive delle fabbriche scoppia il panico. I fermi o i rallentamenti di produzione si sono ripercossi sull’intera filiera occidentale.

October surprise & l’autunno caldo

La crisi vera, quella che farà male, non è ancora cominciata. Un recente analisi di Istat mappa lo scenario degli ultimi mesi e si spinge a fare alcune considerazioni. Lo scenario è nero, inutile girarci intorno (il tratteggiato di seguito è mio).

Indico ottobre, come mese d’inizio della crisi, perché nel mese di settembre sarà la fine della “vacanza”. Stante le comunicazioni presenti sul sito del Mef (in continuo aggiornamento tendo a sottolinearlo) numerosi aiuti governativi verranno meno per aziende e singoli cittadini. Qualche giorno fa il ministro Gualtieri ha annunciato che il bocco dei licenziamenti dovrebbe essere rinnovato sino almeno a dicembre. Tuttavia, nella stessa analisi del Sole 24, Gualtieri conferma che l’autunno sarà un momento molto delicato. Anche il tema tasse rinviate o prorogate verrà meno a settembre. Alle tasse si aggiungeranno il recupero crediti, multe (per chi ha pendenze con il fisco o altre entità) etc.. In un mondo di sogni le Partite Iva e le aziende, finito il lockdown, hanno ricominciato a guadagnare, come nulla fosse accaduto. Sappiamo tutti che non è successo questo, i numeri dell’Istat danno un assaggio dello scenario attuale. Nei mesi estivi aziende, imprenditori, partite iva etc.. dovranno leccarsi le ferite, capire cosa è rimasto (tra fornitori e clienti), razionalizzare le spese e cominciare a valorizzare ogni assetto (umano o meno). Non devo dirvi cosa significa, per un’azienda, il termine “razionalizzare”, quando si parla di risorse umane.

Preparare lo stomaco per l’autunno

Questa estate può essere sfruttata per fare i conti della serva e pianificare per l’autunno. Nulla vieta di essere ottimisti e pensare che “andrà tutto bene”. Io, per mia abitudine, tendo a guardare allo scenario peggiore (e gioire se non si avvera). Considerando che tutte le filiere sono state colpite, è bene che ogni Pmi definisca priorità e scenari negativi, con piani per ogni evento. Valorizzare la figura del CPO sarà essenziale. In questo senso una visione strategica, interna all’azienda, richiede per forza che il ruolo del Cpo divenga più integrato. Una figura che le Pmi hanno, magari per alcuni segmenti di acquisti, ma non integrata in tutti i processi decisionali.

“Per quanto le grandi aziende abbiano da tempo valorizzato i CPO, le Pmi  hanno sempre considerato questo ruolo in modo reattivo. Per dirla semplice, il buyer riceveva le richieste e si adattava; spesso non era un ruolo in cui poteva suggerire o promuovere idee, per modificare il percorso di scelta della Pmi”. Mi spiega Zaza.

Sia ben chiaro non si sta dibattendo dell’importanza o meno dello “stomaco” della azienda. Il Covid ci ha mostrato il valore del CPO nel momento delle emergenze. Possiamo elencare una breve lista di cose che le Pmi più destrutturate in termini di risorse umane dovrebbero fare.

Scorte e acquisti diversificati: evitare altri blocchi di produzione e acquisti non giustificabili (alla luce della scarsa domanda). “Anche le PMI dovranno fare acquisti diversificando le fonti di approvvigionamento, per mettere in sicurezza la Supply Chain e prevenire blocchi della produzione. É necessario comprendere che lo sconto offerto non può essere l’unico parametro utilizzato per la scelta di un fornitore. L’area geografica di provenienza del fornitore, la localizzazione dei suoi impianti, la presenza di elementi come blocchi/embargo dovranno essere il punto di partenza per valutare  una strategia degli approvvigionamenti diversificata per categoria di acquisto” Spiega Zito.

Visione geopolitica per approvvigionamenti e Due diligence: non comprare al prezzo più basso ed essere sicuri delle fonti. “Chiaramente una visione geopolitica deve diventare parte integrante del processo di acquisto.” Spiega Zito. “E’ necessario comprendere che una diversificazione delle fonti di approvvigionamento, anche a rischio di influenzare negativamente il bilancio, è vitale. A questo si aggiunge l’importanza della due diligence che diventa fondamentale anche per prevenire rischi di infiltrazione di organizzazioni criminali.” Chiarisce Zito.

Digitalizzare gli acquisti con l’e-procurement: aste on-line più veloci ed economiche. Qualcuno ricorderà la famosa industria 4.0. Non è morta, anche se al momento se ne parla meno. Una delle logiche dell’industria 4.0 è l’integrazione di tutte le risorse su una piattaforma digitale. “L’e-procurement (ufficio acquisti digitalizzato) è parte di Industria 4.0” mi spiega Zito. “Esistono già oggi diverse piattaforme che possono essere selezionate da un bravo CPO. Una volta integrate nei processi di acquisto permettono di gestire gare d’appalto elettroniche, riducendo il tempo di attraversamento e massimizzando i risparmi ottenuti, due obiettivi vitali per le aziende in questa fase critica. Ricordiamo che molte PMI non hanno un CPO in organico; in questi casi un CPO Fractional è estremamente utile, anche per la sua capacità di massimizzare i risultati ottenibili in tempi ridotti.” Conclude Zito.

Anche il recente piano Conte, come riporta il Sole 24 Ore, mira a una digitalizzazione dei processi aziendali ( l’e-procurement è parte integrante di questi processi).

I soldi per prepararsi?

Esiste un ultimo tema che riguarda questa fase di preparazione per arginare la crisi di ottobre e i suoi danni: i soldi. “Ogni azienda dovrà fare le proprie valutazioni. A mio avviso, in mancanza di risorse adatte per un’assunzione standard, le aziende di media dimensione potrebbero avvalersi della figura del CPO fractional che, negli ultimi anni, si è resa un’alternativa valida e con costi contenuti.” Conclude Zaza.

Ora che si può tornare a uscire, letteralmente, e respirare di nuovo, le aziende devono approfittare di questi prossimi mesi estivi. Le vacanze sono un diritto, ma se vogliamo farne per molti anni, ognuno di noi dovrà stringere la cintura (sullo stomaco) e prepararsi. Ottobre è in arrivo.

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