Post di Lorenzo Beliusse, Marketing Director di Reti

Immagine di DC Studio su Magnific

Per anni nelle aziende si è parlato di Shadow IT come di un problema da risolvere, chiedendosi cosa bisognasse correggere: dipendenti che usano le diverse piattaforme pubbliche di sharing invece dei sistemi aziendali, team marketing che progettano su Canva, commerciali che si organizzano su WhatsApp per essere più rapidi.

La reazione è stata quasi sempre la stessa: introdurre regole, policy, limitare gli accessi e rafforzare il controllo.

Eppure, nonostante policy sempre più sofisticate, il fenomeno non è mai davvero scomparso perché alla base non c’era un problema tecnologico ma qualcosa di molto più semplice e umano: ovvero il bisogno di lavorare meglio e più velocemente rispetto a quanto gli strumenti ufficiali consentissero. Lo Shadow IT non è altro che questo, un messaggio implicito rivolto al board aziendale, un modo per dire che il mercato e il mondo, oggi, si muove più rapidamente dell’IT tradizionale.

Oggi quello stesso schema si sta ripresentando, ma su un piano decisamente più profondo. Con la diffusione di strumenti come ChatGPT, Gemini o Claude, non sono più solo i file o le comunicazioni a uscire dai confini aziendali, ma pezzi interi di intelligenza operativa.

Stiamo infatti assistendo allo Shadow AI, che non è semplicemente l’uso non autorizzato di una tecnologia, ma qualcosa di più sottile: è il momento in cui le persone iniziano a delegare a strumenti esterni attività che prima erano patrimonio interno dell’organizzazione. Per esempio, la scrittura di una proposta commerciale, l’analisi di un contratto, la generazione di codice o la sintesi di dati complessi.

Tutto questo avviene sempre più spesso e in modo silenzioso, senza passare da processi ufficiali: secondo uno studio di Boston Consulting Group, il 54% dei dipendenti a livello globale utilizza soluzioni di AI generativa proprie al posto di quelle aziendali e senza autorizzazione. Nel nostro Paese la percentuale sale al 68%, come analizzato dalla piattaforma Intelligenza Artificiale Italia. Non si tratta, nella maggior parte dei casi, di comportamenti dolosi, è semplicemente il tentativo di lavorare in modo più rapido ed efficiente.

Provare a bloccare questo fenomeno rischia di essere non solo inutile, ma anche controproducente. Esattamente come accaduto con lo Shadow IT, il tentativo di controllo totale finisce per rallentare proprio ciò che si vorrebbe proteggere: la capacità dell’azienda di adattarsi. Il rischio, oltre alla sicurezza e alla compliance, temi certamente rilevanti ma ormai ben compresi, è anche un rischio strutturale di “perdita di coerenza operativa”: quando ogni persona utilizza strumenti diversi, alimentati da dati diversi e logiche diverse, l’organizzazione smette di funzionare come un sistema e si trasforma in una somma di iniziative individuali, difficili da governare e ancora più difficili da replicare.

Eppure, proprio in questo apparente disordine si nasconde un’opportunità. Lo Shadow AI è una forma spontanea di innovazione distribuita, una mappa non dichiarata di dove i processi sono troppo lenti, dove gli strumenti ufficiali non bastano e dove le persone sentono il bisogno di andare oltre. Le aziende più mature stanno iniziando a leggerlo in questo modo, non come una deviazione da eliminare, ma come un segnale da interpretare. Secondo il rapporto “Lo stato dell’arte dell’IA nelle aziende italiane” di Minsait e The European House – Ambrosetti, il 63% delle grandi aziende italiane utilizza già soluzioni di AI, con un potenziale di creazione di valore fino a 115 miliardi di euro e un impatto potenziale fino al 18% del PIL nazionale.

Per aziende e system integrator, questo cambio di prospettiva è cruciale: non basta più introdurre piattaforme certificate e governate, serve la capacità di intercettare ciò che nasce ai margini e portarlo dentro, trasformando comportamenti spontanei in modelli operativi strutturati.

In fondo, la differenza tra ieri e oggi è tutta qui: lo Shadow IT riguardava gli strumenti, lo Shadow AI riguarda l’intelligenza. Nel primo caso le persone si portavano “da casa” le applicazioni, nel secondo si portano dietro veri e propri “consulenti invisibili” che lavorano al loro fianco. Pensare di impedirlo è illusorio; la vera sfida è decidere se quell’intelligenza debba restare fuori dal perimetro aziendale o diventare parte integrante del suo funzionamento. Perché, come spesso accade, ciò che oggi chiamiamo “shadow” non è altro che una prima, imperfetta anticipazione di ciò che domani diventerà la normalità.